Kā labāk pārvaldīt e-pastu programmā Outlook ar ātro darbību un noteikumiem

2024 Autors: Geoffrey Carr | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:58

Ja jūs pastāstīsit, ka e-pasts ir izlaists no modes, mēs lūdzam jums apskatīt mūsu iesūtnes. Spēja sakārtot un sakārtot ikdienā ienākošo ziņojumu sajaukumu ir diezgan liela nozīme, lai saglabātu darba vietas veselību.

Tas ir ne tikai surogātpasts. Spam joprojām pastāv, kaitinošas dzīves fakts, bet ir veidi, kā to novērst. Tas ir citu e-pasta ziņojumu satricinājums - jaunumi par programmatūru, uzaicinājumiem uz notikumiem, adresātu sarakstiem, kurus mēs esam iegādājušies abonēt, bet nekad neaizmirsam atteikties no abonēšanas, un tas viss prasa zināmu veidu, kā sakārtot, kārtot un fiksēt ziņas savai pienācīgai vietai, vai tā ir norādītā mape vai atkritne.

Mēs esam daudz runājuši par programmu Outlook, tostarp e-pasta pamatus, piemēram, komponēšanu un sūtīšanu, pielikumu pievienošanas un saņemšanas veidus, kā arī kontaktu importēšanu un adrešu grāmatu pārvaldību. Mēs vēlamies tagad pievērst uzmanību lielākam attēlam, koncentrējoties uz iesūtnes pārvaldību.

Apgūstiet Outlook iesūtni

Outlook ir iebūvēts daudz funkciju, lai palīdzētu filtrēt pastu pareizajās vietās. Lai sāktu, ja ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma vai peles augšdaļā līdz lentei, jūs pamanīsiet, ka ir pieejama funkcija, kas tiek saukta par ātros soļus.

Ja mēs to paplašināsim no lentes, mēs varam pilnībā redzēt šo funkciju.

Pirmā lieta, kas jāatceras, ir Quick Steps pamatā ir noteikumi (ir funkcija, ko sauc par noteikumiem, kurus mēs drīzumā apspriedīsim). Otrs lieta, kas jāatceras, ir tas, ka, atšķirībā no Noteikumiem, kas strādā aiz ainas bez jūsu ievades, Quick Steps paļaujas uz jūsu ieguldījumu darbā.

Pirmā lieta, kas jums jādara, ir izvēlēties Quick Step, kuru vēlaties izveidot. Darīsim vienkāršu, lai ilustrētu mūsu viedokli.

Šajā ātrajā posmā mēs izvēlamies ziņojumu, ko mēs uzskatām par dažādiem, un noklikšķiniet uz pogas Ātrā darbība, kas pārvietos ziņojumu uz mapi Misc un atzīmēsiet ziņu kā Lasīt.

Ja jūs noklikšķiniet uz pogas "Iespējas", jūs varat redzēt, kā tiek izveidots Quick Step, un jūs to varat arī rediģēt, piemēram, pievienot vai noņemt daļas no tā vai no tā.

Piemēram, šajā ekrānuzņēmumā varat noņemt posmu, kurā ziņojumi tiek atzīmēti kā Lasīts, tāpēc viss tiek pārvietots uz mapi Miscellaneous, bet tā statuss paliek nemainīgs.

Tā kā ātrie soļi darbojas, mēs varētu pavadīt diezgan daudz laika, parādot dažādus veidus, kā tos var izveidot un īstenot, bet mēs vēlamies pārcelties uz Noteikumiem, lai parādītu atšķirību.

Noteikumu pamatnoteikumi

Kā mēs minējām, ātrie soļi ir kaut kas, par ko jūs rīkoties, kamēr Noteikumi darbojas automātiski, aiz ainas, atbilstoši jūsu norādītajiem kritērijiem. Noklikšķinot uz pogas "Noteikumi", nolaižamajā sarakstā jāizvēlas "Izveidot noteikumu …".

Noteikumu izveides galvenie nosacījumi ir diezgan pamati, un jums pat nav jāieplūst jebkurā uzlabotās opcijas, tāpēc turpināsim izskatīt dažus to vienkāršākos aspektus.

Nākamajā attēlā redzat, ka varat nosūtīt e-pastu no noteiktiem sūtītājiem vai atkarībā no tēmas vai uz kuru tas tiek nosūtīts. No turienes var būt, ka programma Outlook brīdina jūs vizuāli un / vai ar skaņu. Jūs varat arī pārvietot ziņojumu uz konkrētu mapi, kas, atšķirībā no Quick Step, var notikt bez jūsu ievades.

Ja jūs noklikšķināsit uz pogas "Izveidot noteikumu", parādīsies dialoga vedņa dialogs.

To darot, tiks atvērts pirmais Wizard noteikumu vednis, kas iet pa procesu.

Noteikumi ir pārsteidzoši nesarežģīti, ja jūs jau zināt, ko vēlaties norīkot. Noklikšķiniet uz "Papildu opcijas …" un jūs redzēsit to, ko mēs domājam. Ne tikai jūs redzēsiet opcijas no pamata izveides rādītāja ekrāna, jūs atradīsit pilnīgi jaunu pasaules citu noteikumu jūs varat izmantot.

Iedomājieties, tad ņemam Quick Step, ko mēs izveidojām agrāk, un vēlaties to pārvērst par noteikumu. Mēs gribētu izvēlēties kritērijus no iepriekš redzamajām opcijām un pēc tam noklikšķināt uz "Tālāk". Šajā gadījumā mēs nosūtīsim vēstules, kas tiek sūtītas uz mūsu How-To Geek kontu.

Nākamajā ekrānā mēs izvēlamies opciju "pāriet uz norādīto mapi", un pēc tam apakšā mēs noklikšķinām uz zem apzīmētās saites "pārvietojiet to uz norādīto mapi". Tad mēs parādām opcijas, kas ļaus mums maršrutēt pastu uz jebkuru mapi mēs izvēlamies, kas šajā gadījumā ir "Misc."

Noklikšķinot uz "Tālāk", jums tiks vaicāts, vai ir kādi izņēmumi no šī jaunā noteikuma. Ja tā nav, tad jūs varat noklikšķināt uz "Nākamā", un jūs pārietu uz gala ekrānu, kur jums tiks lūgts nosaukt savu jauno kārtulu, vai vēlaties to ieslēgt, palaist to, beidzot to, un visbeidzot, jūs to varēsit pārskatīt.

Tas ir, noklikšķiniet uz "Pabeigt", un jums ir labi iet. Šo noteikumu varat redzēt, noklikšķinot uz pogas "Noteikumi" un pēc tam nolaižamajā sarakstā atlasiet "Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus".

Jebkurā laikā varat atgriezties, lai mainītu savu kārtulu, pievienotu jaunus, izveidotu kopijas, dzēstu un citas funkcijas. Neaizmirstiet, ja vēlaties saglabāt noteikumu, bet nevēlaties, lai tas visu laiku darbotos, varat vienkārši noņemt izvēles rūtiņu blakus tam.

Ja vēlaties uzzināt vairāk par automātisku ziņojumu pārvietošanu uz konkrētu mapi, iesakām iepazīties ar šo rakstu.

E-pasta ziņojumu dzēšana un ignorēšana

Jūs saņemsiet daudz e-pasta, kuru jūs nevēlaties vai nevajagat, neatkarīgi no tā, vai tas ir uz priekšu no pārlieku pārpilnīga vecāka vai taisnā mēstulē, saglabājot savu iesūtni, uzbrukums un labs kopts būs liels izaicinājums, ja neesat zina, kā izmantot jūsu rīcībā esošos rīkus.

Kā jūs varat redzēt redzami redzams Lentē, ir sadaļa, kas pilnībā veltīta lietu dzēšanai, vissvarīgākā ir lielā poga "Dzēst" un tā milzis X. Varat arī vienkārši izvēlēties ziņojumu vai ziņojumu grupu un noklikšķināt uz šīs pogas vai vienkārši pieskarieties "Dzēst" uz tastatūras.

Apskatīsim šo sadaļu Dzēst mazliet vairāk un redzēsim, ko vēl var piedāvāt. Pirmkārt, ir poga "Ignorēt".

Ko dara Ignorēt? Izvēloties ziņojumu vai sarunu un noklikšķiniet uz Ignorēt, tiek parādīts dialoglodziņš.

Atšķirība starp to un vienkārši sarunas dzēšanu ir tāda, ka ignorējot to, ka tas attiecas uz šo un visiem turpmākiem ziņojumiem, un tas nozīmē, ka, ja jūs esat adresātu sarakstā un respondenti joprojām atbild uz visiem, tos vairs neredzēsit, kas ir diezgan noderīgs.

Cita ievērojama iespēja ir tīrīšanas funkcija. Noklikšķinot uz pogas "Notīrīt", tiks aktivizēta nolaižamā izvēlne ar šādām opcijām

Neatkarīgi no izvēlētās opcijas jūs redzēsiet dialoglodziņu, kas piedāvā tādu pašu rezultātu, visi liekie ziņojumi tiks iztukšoti.

Ja jūs noklikšķināsit uz pogas "Iestatījumi", jūs tiksiet ievilkts opcijas "Sarunas tīrīšana". Kā jūs varat redzēt, jūs varat izmantot tīrās funkcijas, lai arhīvu vecās, liekās sarunas alternatīvu mapi, kas, iespējams, ir visnoderīgākā iespēja šeit. Bieži vien ir vienkārši vienkārši arhivēt sīkumus, nevis izdzēst, tikai gadījumā, ja jums ir nepieciešams to atsaukties vēlāk.

Kaut arī šīs īpašības ir lieliskas, un mēs redzam acīmredzamo nopelni šajās vietās, viņi nespēs lielā mērā ietekmēt šo nevēlēto iesūtnes problēmu: surogātpastu.

Surogātpasts, surogātpasts aiziet!

Spam nesaņem tādas pašas virsrakstus, kādas to kādreiz izdarīja, jo lielākoties mūsdienu spam filtri diezgan labu darbu, raizējot to visu. Ja izmantojat Gmail vai citus tīmekļa pasta pakalpojumus, jūs, iespējams, neredzat daudz tā, kas nozīmē, ka tas tā nav, jo īpaši, ja jūs veicat neapmierinātas kļūdas, piekrītot, lai uzņēmums varētu kopīgot jūsu adresi. ar saviem mārketinga partneriem vai noklikšķinot uz nepareizās lodziņa un kļūdaini pierakstieties, lai to izplatītu sarakstā.

Punkts ir tāds, ka surogātpasts joprojām notiek, taču programmā Outlook jums tiek piedāvāti veidi, kā cerams saglabāt to lielā mērā ar nevēlamiem filtriem. Ja saņemat ziņojumu, kas ir skaidri junk vai surogātpasts, varat izvēlēties šo ziņojumu, pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Nevēlamais", lai atvērtu opciju nolaižamo sarakstu. Nevēlamu ziņojumu gadījumā jūs izvēlaties "Bloķēt sūtītāju", bet viss pārējais, jūs vēlaties pielāgot nevēlamās e-pasta opcijas.

Jo ierobežojošākais ir jūsu filtrēšanas līmenis, jo lielāka iespēja nejauši tiek filtrēta, ko jūs patiešām vēlaties vai vajag redzēt. Ja tas notiek, jums ir jāizturas ar ietekmētajiem e-pasta ziņojumiem, izmantojot iepriekšējā ekrānuzņēmumā redzamās izvēles iespējas.

Ieteicams kādu laiku pavadīt nevēlamo e-pasta opciju meklēšanu. Jūs varat iestatīt baltā sarakstus no dažiem sūtītājiem un konkrētiem adresātiem, vienlaikus tieši bloķējot sūtītājus, par kuriem jūs pazīstat, ka neuzticaties.

Turot iesūtni mierīgu un nozīmīgu, veltiet uzmanību detaļām un uzmanību. Godīgi sakot, daži labi izstrādāti noteikumi var radīt lielu darbu, taču vienmēr pastāv jauni izaicinājumi. Atcerieties šos rīkus - ātros soļus, noteikumus, ignorējot un nevēlamus filtrus - un jums būs labi pa ceļam, kā padarīt jūsu e-pastu.

Tagad dzirdēsim no jums. Pastāsti mums par saviem iecienītākajiem ātros soļus un noteikumiem vai kā jūs rīkojat surogātpastu. Mūsu diskusiju forums ir atvērts, lai sniegtu mums savus komentārus un jautājumus.